Privacybeleid

Inleiding

Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.

 De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt (kunnen) worden, hierover te informeren.

 Alle informatie over welke persoonsgegevens wij als kantoor verwerken en hoe wij hiermee omgaan kan u hieronder terugvinden.

1. Privacyverklaring A.B.M. Accountantsassociatie
2. Verantwoordelijke voor de verwerking
3. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
5. Het delen van persoonsgegevens door A.B.M. Accountantsassociatie
6. Veiligheidsbeleid
7. Uw rechten als betrokkene
8. Minderjarigen
9. Klachten

• Deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die A.B.M. Accountantsassociatie van u verzamelt en verwerkt.

Door gebruik te maken van de diensten, producten, website, … enz. aangeboden door A.B.M. Accountantsassociatie gaat u ermee akkoord dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de persoonsgegevens die door A.B.M. Accountantsassociatie verwerkt worden.

 A.B.M. Accountantsassociatie behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. De meest recente versie kan u steeds raadplegen op de website van A.B.M. Accountantsassociatie. 

• Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de onderneming A.B.M. Accountantsassociatie BV . 

De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te 3520 Zonhoven, Eikenenweg nr. 73 B met als ondernemingsnummer 0454.115.101. 

De verantwoordelijke is ingeschreven bij het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten onder erkenningsnummer 221186 3 N 94. 

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij A.B.M. Accountantsassociatie via brief op het bovenstaande adres of via e-mail te verzenden naar info@abm-accountants.com. 

• Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Ons kantoor verwerkt uw persoonsgegevens voor meerdere doeleinden. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountants- en boekhoudkantoor immers niet naar behoren uitvoeren.

 Persoonsgegevens worden door A.B.M. Accountantsassociatie verwerkt voor de volgende doeleinden: 

• Uitvoering van een overeenkomst met u betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten alsook het factureren, opvolgen en innen van deze facturen, al dan niet via derden;
• De continue verbetering, het onderhoud, en de optimalisatie van onze producten, diensten, website en alsook de beveiliging daarvan;
• Het gericht en optimaal op u afgestemd versturen van nieuwsbrieven en informatie;
• De naleving van de op A.B.M. Accountantsassociatie van toepassing zijnde regelgeving in de meest brede zin;
• Andere specifieke doeleinden waarvoor afzonderlijk toestemming gevraagd kan worden. 

Daarnaast rusten er op ons kantoor verplichtingen ten aanzien van de Belgische of buitenlandse overheden of ten aanzien van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale en sociale wetten (bijvoorbeeld BTW-listings en fiscale fiches). 

Zo dienen wij te wijzen op de toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna: Wet van 18 september 2017).

In toepassing van artikel 26 van de Wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres. 

In toepassing van artikel 26 van de Wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres. 

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (artikel 33 Wet van 18 september 2017). 

De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van u als cliënt maar ook van personen van wie de gegevens door u aan ons worden verstrekt (bijvoorbeeld personeelsleden), alsook van eventuele andere personen die betrokken zijn bij de activiteit. 

• Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 

In het kader van de vermelde doeleinden kan ons kantoor op verschillende wijze gegevens verzamelen en verwerken. Het betreft onder meer:

• Identificatie- en contactinformatie: naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoon – of gsm-nummer, geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd, geslacht, ondernemingsnummer, rijksregisternummer, burgerlijke staat, gegevens (samenwonende) partner of echtgenoot, kopie van de identiteitskaart, …
• Financiële gegevens: bankrekeningnummers, naam rekeninghouder, BIC-codes, …
• Inloggegevens gerelateerd aan een gebruikersaccount: (gebruikers)naam, e-mailadres, wachtwoord, …
• Andere gegevens en/of inhoud die door u zelf uitgewisseld, gecommuniceerd of gedeeld wordt met A.B.M. Accountantsassociatie. 

In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web kunnen ook volgende gegevens verwerkt worden: de naam en geboortedatum van minderjarige kinderen. 

De verwerking van deze informatie zal steeds uitsluitend geschieden voor dit specifieke doel en met de toestemming van een ouder of voogd. 

Het kantoor verwerkt zowel de persoonsgegevens die door de betrokkenen zelf of hun aanverwanten werden aangeleverd als de persoonsgegevens die niet door de betrokkene werden aangebracht waaronder begrepen informatie verband houdende met personeelsleden, bestuurders, klanten, leveranciers of aandeelhouders. 

De verwerkte persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke meer. 

De gegevens worden echter slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 3 vermelde doeleinden. 

De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties. 

Wanneer u gebruik maakt van de website of eventuele andere (online) applicaties uitgaande van A.B.M. Accountantsassociatie kan volgende informatie verwerkt worden: bezochte pagina’s, zoekopdrachten, … enz. onder meer door middel van cookies, gegevens die door u zelf worden ingevoerd of waartoe u ons kantoor uitdrukkelijk toegang toe verleend heeft (bijvoorbeeld locatiegegevens). 

• Het doorgeven van persoonsgegevens door A.B.M. Accountantsassociatie 

Het kantoor zal de persoonsgegevens die zij verwerkt niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hier uitdrukkelijk mee instemde behoudens hetgeen hier verder wordt bepaald. 

A.B.M. Accountantsassociatie heeft de mogelijkheid om persoonsgegevens te delen met third service providers (bijvoorbeeld aangestelden of partners,) wanneer de verwerking door deze derden noodzakelijk is voor de totstandkoming, de uitvoering, het gebruik, de afname, de toegang of afhandeling met betrekking tot de door A.B.M. Accountantsassociatie aangeboden diensten, producten, website,… 

A.B.M. Accountantsassociatie bevestigt dat met deze third service providers overeenkomsten werden afgesloten die de nodige waarborgen bieden inzake de bescherming van de gedeelde persoonsgegevens. 

Het kantoor doet onder meer een beroep op de volgende third service providers:

• Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
• Het kantoor doet beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, externe medewerkers, consultants, …);
• Het kantoor doet beroep op een externe IT-partner voor softwaredoeleinden die het kantoor toelaten op een optimale wijze te functioneren;
• … 

Het kantoor zal ook steeds in de mate van het mogelijke alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren. 

Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen. 

In voorkomend geval zal A.B.M. Accountantsassociatie trachten, voor zover wettelijk mogelijk, u hiervan voorafgaandelijk in kennis te stellen. 

• Veiligheidsbeleid en bewaringstermijn 

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.

Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet. 

A.B.M. Accountantsassociatie zal de persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer bewaren dan noodzakelijk, rekening houdend met haar contractuele en wettelijke verplichtingen. 

In dit opzicht dient A.B.M. Accountantsassociatie te verwijzen naar de Wet van 18 september 2017 (zie hierboven onder punt 3). 

Conform artikel 60 van deze Wet dienen bepaalde persoonsgegevens bewaard te worden tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting. Het betreft hier de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten. 

De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving. 

Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet. 

• Uw rechten als betrokkene 

U heeft in beginsel steeds recht op inzage in en verbetering van de persoonsgegevens die A.B.M. Accountantsassociatie van u verwerkt. 

U heeft tevens recht op wissing van uw persoonsgegevens, beperking van de werking van uw persoonsgegevens en de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, voor zover de toepasselijke regelgeving dit toelaat. 

U kan op ieder moment uw gegeven toestemming voor bepaalde verwerkingen intrekken en bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Tevens hebt u het recht om u te verzetten tegen het gebruik voor direct marketing van uw persoonsgegevens, tegen de doorgifte van uw persoonsgegevens aan derden (behoudens wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening door A.B.M. Accountantsassociatie) en tegen profiling. 

A.B.M. Accountantsassociatie dient inzake de verwerking van persoonsgegevens te wijzen op een aantal bijzondere bepalingen van de Wet van 18 september 2017. 

Het betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten. 

Artikel 65 van deze Wet bepaalt: 

“De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken. 

Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet. 

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft. 

Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.” 

Voor de toepassing van uw rechten inzake deze persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8). 

Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen met A.B.M. Accountantsassociatie op de gegevens verstrekt onder punt 2. 

• Minderjarigen 

A.B.M. Accountantsassociatie verzamelt of verwerkt nooit bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd, die gegeven moet worden om de producten, diensten, website, … van het kantoor te gebruiken en om daarna de rechten met betrekking tot de gegevens van de minderjarige uit te oefenen. 

Indien persoonsgegevens van minderjarigen te goeder trouw toch verwerkt zouden worden, zal A.B.M. Accountantsassociatie zodra zij hiervan kennis neemt de nodige stappen ondernemen om deze gegevens uit haar bestanden te wissen. 

• Klachten 

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: 

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel  +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be