Verblijfskosten in België: fiscaal aftrekbaar bedrag opgetrokken
03.10.2023
Als een werknemer kosten maken in opdracht van, of ten voordele van zijn werkgever, dan zal de werkgever die kosten in principe terugbetalen. Dergelijke betalingen zijn 'kosten eigen aan de werkgever'. Ze zijn niet belastbaar in hoofde van de werknemer en zijn gewoon aftrekbaar in hoofde van de werkgever. In principe moet de werknemer de echtheid en het bedrag van de uitgave bewijzen, maar er bestaan uitzonderingen, zoals voor verblijfskosten.
Kosten eigen aan de werkgever
Als een werknemer kosten voorschiet voor zijn werkgever, dan zal de fiscus de
terugbetaling ervan niet beschouwen als een vorm van loon. De werkgever die
dergelijke kosten terug betaalt, moet in staat zijn om aan te tonen dat de
vergoeding kosten betreft die eigen zijn aan hem als werkgever en dat die kosten
ook echt werden gedragen: de werknemer moet een betalingsbewijs voorleggen aan
de werkgever.
Betaalt de werkgever kosten terug die niet gemaakt zijn of betaalt hij méér dan
de werkelijke uitgave, dan wordt de vergoeding wel degelijk als loon beschouwd
en zijn er belastingen op verschuldigd.
Forfaitair
Om te vermijden dat de bewijsvoering tot administratieve overlast zou leiden,
worden er zowel inzake belastingen, als inzake sociale zekerheid, forfaitaire
bedragen aanvaard. Het grote voordeel van een forfait is dat niet meer moet
aangetoond worden dat de vergoeding overeenkomt met de uitgave.
Er zijn tal
van voorbeelden van forfaitaire vergoedingen. Denken we maar aan de vergoedingen
voor de carwash, parkeer- en tolgelden, de kantoorkosten thuis, de
representatiekosten
Over dergelijke vergoedingen worden meestal rulings
afgesloten.
Andere vergoedingen, zoals de verblijfskosten, worden door de fiscus via een
circulaire gecommuniceerd.
Op fiscaal vlak
Zo publiceerde de fiscus midden september 2022 een circulaire met een aanpassing
van de forfaits voor de verblijfskosten voor de periode vanaf 1 september 2022.
De vorige aanpassing dateert van 1 juni 2022.
De nieuwe bedragen zijn sinds 1 september 2022:
dagelijkse forfaitaire vergoeding (ook bekend als 'maaltijdkosten'): 19,22 euro
per dag (tegen 18,84 euro/dag op 1 juni 2022);
maandelijkse forfaitaire vergoeding (maximaal 16 keer): 19,22 euro/ dag (tegen
18,84 euro/dag op 1 juni 2022); en
aanvullende dagvergoeding voor huisvesting ('hotelkosten'): 144,16 euro/nacht
(tegen 141,33 euro/nacht op 1 juni 2022).
Inzake sociale zekerheid
Opgelet! De 'forfaits' zoals die door de fiscus worden bepaald, staan los van de
forfaits die van toepassing zijn inzake sociale zekerheid. Voor de hierboven
vermelde verblijfskosten beschouwt de RSZ-administratie de vergoeding niet als
loon als ze niet hoger is dan:
10 euro/dag voor baankosten (wegens het feit dat er geen sanitaire voorzieningen
zijn);
7 euro/dag voor maaltijden; en
35 euro/dag indien het personeelslid moet overnachten.
Die bedragen werden al geruime tijd niet aangepast. Bovendien gelden deze
forfaits alleen voor 'niet-sedentair' personeel.