E-Facturatie verplicht in 2026, start vandaag!

Wij willen u graag informeren over een belangrijke wijziging die vanaf 2026 van kracht wordt: de verplichting tot elektronische facturatie (e-facturatie) voor B2B-transacties in België.

Wat is e-facturatie?

Een e-factuur wordt opgemaakt als een XML-bestand. E-facturatie gaat dus niet over een factuur die je als pdf via mail naar je klanten stuurt.

Welke ondernemingen moeten een e-factuur uitreiken? 3 criteria:

1. De uitgever van de e-factuur heeft een Belgisch BTW nummer. Dit geldt dus voor de gewone btw-plichtige, de kleine ondernemingen (btw-omzet lager dan 25.000 euro), de landbouwondernemingen en de btw-eenheden (de e-factuur wordt wel uitgereikt door het lid van de btw-eenheid). Gemengde btw-plichtige moeten alleen een d-factuur uitreiken wanneer ze een btw-belaste prestatie leveren.
2. De ontvanger van de e-factuur heeft een Belgisch BTW nummer.
3. Het voorwerp van de e-factuur moet btw-belast zijn, dus ook de leveringen onder btw verlegd.

Hoe kunt u zich voorbereiden?

1. Evaluatie van huidige systemen
   Analyseer uw huidige facturatie- en CRM-software en bepaal of aanpassingen nodig zijn om elektronische facturen te kunnen versturen en ontvangen.
2. Codabox en VOILA
   Maak gebruik van diensten zoals Codabox en VOILA, zij kunnen de overgang vergemakkelijken. Codabox zorgt ervoor dat uw banktransacties automatisch worden doorgestuurd naar uw boekhoudsoftware. VOILA zorgt ervoor dat de facturen die u ontvangt via het PEPPOL netwerk worden aangeleverd aan ons portaal voor verdere verwerking in uw boekhouding. Samen maken ze de overgang naar elektronische facturatie eenvoudig en efficiënt.
3. ClearFacts en Kyte
   Wellicht maakt u al gebruik van ons platform ClearFacts. Wij zijn verheugd u te kunnen meedelen dat ClearFacts een eenvoudig en betaalbaar facturatiepakket, genaamd Kyte, heeft gelanceerd. Kyte zal gekoppeld zijn aan ons huidig platform. Voor bedrijven die uitgebreidere functionaliteiten nodig hebben, raden wij aan om een kijkje te nemen naar eenvoudig factureren. Bespreek uw noden of andere mogelijkheden met uw dossierbeheerder.
4. Hoeveel kost Kyte?
   Voor het gebruik van Kyte betaal je 5,99 Euro per maand (excl. Btw) ongeacht het aantal opgestelde facturen of gebruikers, jaarlijkse facturatie.

   PROMO: voor alle registraties in 2025 betaal je slechts € 4,99 per maand (vanaf 2026 betaalt iedereen € 5,99 per maand.)

5. Communicatie met leveranciers en klanten

   Informeer uw leveranciers en klanten over deze verandering en werk samen om de overgang naar elektronische facturatie soepel te laten verlopen.

Veelgestelde vragen

1. Is elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties?
   Ja, vanaf 2026 zullen alle ondernemingen in België verplicht zijn om elektronische facturen te versturen en te ontvangen bij zakelijke transacties (B2B).
2. Welke software heb ik nodig voor elektronische facturatie?
   Uw huidige boekhoud-, facturatie- en CRM-software moet compatibel zijn met de standaarden voor elektronische facturatie.  In België is de gebruikte standaard Peppol (Pan-European Public Procurement Online).
3. Wat gebeurt er als ik na 2026 nog papieren facturen verstuur voor B2B-transacties?
   Papieren facturen zullen na 2026 niet langer als rechtsgeldig worden beschouwd in B2B-context, wat kan leiden tot administratieve boetes en vertragingen in betalingen.

Onze ondersteuning

Als uw accountantskantoor staan wij klaar om u te ondersteunen bij deze transitie. Ons platform en boekhoudsoftware zijn reeds compatibel met de standaarden voor elektronische facturatie, zoals Peppol. Mocht u nog geen gebruik maken van Codabox en/of VOILA raden we u aan om contact op te nemen met uw dossierbeheerder om de activatie van deze diensten te bespreken.

Wacht niet te lang!

Het is belangrijk om tijdig te beginnen met de aanpassing van uw huidige processen. Door nu al de nodige stappen te zetten, voorkomt u last-minute problemen en bent u ruim op tijd klaar voor de verplichte elektronische facturatie.

Wij kijken ernaar uit om samen met u deze overgang soepel en efficiënt te laten verlopen.

Indien u nog vragen heeft of meer informatie wenst, kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij helpen u graag verder.

PS: Ons kantoor zal vanaf heden zelf starten met het versturen van onze verkoopfacturen via Peppol.